Что заставляет компании подавать документы во внешний архив? - Новости
Главная Новости Что заставляет компании подавать документы во внешний архив?
Новости

28.06.2020
Что заставляет компании подавать документы во внешний архив?

Не можешь найти нужные документы, не можешь контролировать растущий объем документации? Ваши шкафы до краев заполнены документами, и у вас нет места для хранения новых? Интересно, стоит ли вкладывать средства в подготовку нового архива?

Все эти аргументы вместе, а также каждый в отдельности, говорят в пользу использования внешнего архива. Независимо от того, движите ли Вы экономикой, соображениями безопасности данных или желанием облегчить нагрузку на Ваших сотрудников, подготовьтесь надлежащим образом к передаче Ваших конфиденциальных данных и, прежде всего, сознательно выбирайте своего партнера. 

Из закона следует, что документы компании должны храниться в оригинале часто в течение многих лет. Конкретные законы и правила точно регламентируют, какие документы должны храниться и как долго это должно продолжаться. Однако, поскольку каждый архив немного отличается, так как в компаниях создаются разные типы документов, возникает необходимость в подробном определении процедур работы с ними. Многие компании никогда не создавали процедур, необходимых для эффективной работы с собственными архивами, и, несмотря на это, в большинстве случаев они хранят свои архивы в своих штаб-квартирах. Почему это происходит? Каждый предприниматель, руководитель компании или отдела должен ответить на этот вопрос самостоятельно.

Наш опыт показывает, что 

Чаще всего именно беспорядок в документации делает невозможным поиск необходимых данных. Бывает, что документы теряются. Очень часто нет конкретного человека, который бы взял на себя заботу об архиве, что, как правило, затрудняет поддержание порядка и эффективный контроль за его функционированием. Если, с другой стороны, в компании есть только один такой человек, то когда они уходят на больничный, уезжают или расторгают договор, все знания о хранящихся в архиве документах часто безвозвратно исчезают вместе с ними. 

Еще одним аргументом в пользу переноса документов во внешний архив https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/ является нехватка места. Вы прекрасно понимаете, что площади в компании ограничены, и приобретение новых площадей для расширяющегося архива влечет за собой серьезные расходы на аренду, техническую инфраструктуру и обслуживающий персонал, а само использование площадей будет экономически нецелесообразным (ведь вначале последующие документы будут занимать лишь несколько процентов от общей площади выделенной площади). 

Нередки также случайные ситуации, как например, затопление документов, чтобы обратить внимание владельцев бизнеса на неадекватную защиту архива. Причины таких инцидентов следует искать в недостаточных знаниях, связанных с хранением архива или его игнорированием. Негативными примерами таких ситуаций может быть тот факт, что архивы располагаются на чердаках или в подвалах зданий или других подсобных помещениях, совершенно не подготовленных для функционирования архива. Только после такого неприятного события, обычно связанного с необходимостью тратить большие суммы денег на сушку документов, многие предприниматели решают выдать документы в безопасное, охраняемое место. 

Экономика, проблемы безопасности, ограниченное пространство, нехватка квалифицированных сотрудников архива или случайные ситуации — все это рано или поздно направляет внимание на внешний архив. Если компания записала правила в виде офисных инструкций, то передача документации и ее дальнейшее управление внешним поставщиком является относительно простым делом.